Wir kennen das alle. Zeiten, wo wir zwar beschäftigt sind, aber nichts richtig auf die Reihe bekommen. Wir machen dies und das, fangen an der einen Stelle etwas an, dann wieder an einer anderen. Am Ende eines solchen Tages sind wir frustriert und ausgelaugt. Und haben das Empfinden, nichts geschafft zu haben.
Ich mag es, wenn ich Dinge zügig und effektiv erledigen kann. Dazu hilft es mir auch, verschiedene Aufgaben an unterschiedlichen Orten zu erledigen. In der Regel schreibe ich Kreatives auf dem Laptop. Für Recherche und Formatierung hingegen arbeite ich lieber am Bürocomputer. Theoretisch sollten sich Laptop und Bürocomputer synchronisieren. Manchmal funktioniert das nicht. Dann habe viel Zeit mit dem Hin- und Herschieben verbracht. So machte mir eine nicht funktionierende Technik einen dicken Strich durch meine geliebte Effizienz. Das passiert.
Doch in den meisten Fällen, haben wir es in der Hand. Heute möchte ich dir einen der besten Tipps und Tricks zum effizienten Nutzen der Zeit verraten. Wenn du möchtest, nimm dir ein paar Momente, um darüber nachzudenken, was du für dich herausholen möchtest. Je klarer du bist, umso leichter wird es dir fallen, Antworten zu finden, die zu dir passen.
Ganz ehrlich
Wann hast du das letzte mal “Ich sollte mal…”
- Meine Ablage aufräumen
- Meine unerledigten Mails beantworten
- Die Unterlagen sortieren …
gedacht? Diese Frage habe ich auch in meiner aktuellen Inspirationsmail behandelt, deren Forstezung dieser Blog Artikel ist.
Jeder von und kennt das. Die “Ich sollte…” stapeln sich vor uns. Ein Berg, der immer höher wird und den Weg zum effektiven Arbeiten versperrt.
Was also ist Produktivität?
Produktivität ist
- Strategisches Herangehen
- Zeit effektiv nutzen
- Der Output, der sich aus Input ergibt
- Vermehrung
- Zielstrebigkeit
- Konstruktives Handeln
- Wirksamkeit
- Messbar
- Planbar
- Fokus auf Prioritäten
- Einfach!
Einfach? Denkst du jetzt vielleicht.
Ich habe mich schon viele Jahre mit Produktivität und Effizienz beschäftigt. Ich bin überzeugt, dass das Tool, dass ich dir vorstellen werde, es dir zukünftig leichter machen und du Freude und Motivation erleben wirst, indem du die Dinge in deinem Leben effektiv angehst und deine Ziele erreichst.
Zeitfresser identifizieren
Damit wir produktiv unseren Zielen näherkommen, ist es wichtig, Ihnen Zeit einzuräumen. Und zwar nicht nur ein bisschen. Die meisten Menschen verwenden nur etwa 10% ihrer Zeit für ihre wichtigsten Ziele – sowohl beruflich als auch privat.
Autor und Coach Gary Keller empfiehlt in seinem Buch The ONE Thing 50% der vorhandenen Zeit für die wichtigste Aufgabe, die oberste Priorität zu verwenden. Ich weiß noch, wie erschreckt ich war, als ich das gelesen habe: 50%!
Doch er hat Recht. Wir lassen uns zu sehr von all den anderen Dingen fressen. Ich verwende derzeit ca. 40% der Zeit für mein Wichtigstes – Schreiben. Und erlebe, dass die restliche Zeit für die anderen Dinge, die getan werden müssen, erstaunlicherweise trotzdem reicht. Und dass ich obendrein schneller im „Nein“ – Sagen werde.
Zeitfresser bremsen uns in Produktivität aus. Daher ist es gut, diese zu identifizieren und einen Umgang damit zu etablieren.
Zielgerichtet und fokussiert Planen
Von Henry Ford wird erzählt, dass er eines Tages, als ein Fließband kaputtging, er einen Spezialisten zur Reparatur holen ließ. Der sah sich das Problem an, klopfte ein paarmal mit dem Hammer auf eine bestimmte Stelle und brachte das Ding zum Laufen.
Für die Reparatur stellte er 1.000 Dollar in Rechnung. Ford kommentierte, dass das etwas viel für 10 Minuten Klopfen sei. Der Mann antwortete: „Die 10 Minuten kosten nur 10 Dollar, die anderen 990 Dollar sind dafür, dass ich wusste, wo ich klopfen sollte!”
Wie produktiv wir im Leben sind, hängt stark davon ab, worauf wir unseren Fokus richten.
Stell dir vor, du müsstest nur ein paar Mal mit dem Hammer auf eine Stelle klopfen, um das Fließband deines Lebens zum Laufen zu bringen. Einen ähnlichen Effekt kannst du erzielen.
Dein „Hammer“ ist die von Gary Keller entwickelte zentrale Frage:
„Was ist – in Bezug auf meine Nr. 1 – die eine Sache,
die ich jetzt tun kann, die alles andere leichter oder überflüssig macht?“
Je öfter du sie stellst, umso klarer und schneller wirst du die Antworten und den entsprechenden Fokus finden. Das ist dann deine Priorität in dem entsprechenden Bereich also die „Stelle“ auf die du mit deinem „Hammer“ schlägst. Und dann beobachte mal, was passiert.
Wenn du Prioriäten setzt, haben Zeitfresser keine Chance
Es ist wichtig, dass du die oberste Prioritäte oder Nr. 1. kennst und diese in der Tages-, Wochen-, Monat- und Jahresplanung fixiert.
Plane deine Handlungen ebenfalls. Um sich dem großen Ziel in konkreten Handlungen zu nähern, ist es sinnvoll, vom Ziel her rückwärts zu planen. Wenn das Ziel z. B. in vier Jahren erreicht werden soll, überlegt man, wo man in 2 Jahren sein will.
Und dann in der Hälfte davon also einem Jahr. In einem halben Jahr, einem Monat, einer Woche, einem Tag und den nächsten Stunden.
Aus der gefundenen Antwort werden dann konkrete Handlungsschritte abgeleitet und Zeitblöcke für die Erledigung im Kalender reserviert.
Diese Tipps haben dir gefallen und dich weitergebracht? Ich habe noch mehr für dich zu diesem Thema:
Mein Kollege Christoph Schalk und ich haben dafür einen Kurs entwickelt: SAM. Seine Arbeit meistern.
Jede Woche bekommst du zwei Lektionen
- Einen Tipp für Mindset und innere Haltung
- Eine Strategie für effektiveres Arbeiten
Du lernst entspannt – über einen Zeitraum von 12 Wochen entspannt die wichtigsten Strategien von effektiver Tagesplanung über entspannte Ablage und guten Umgang mit Emails. Und du hast Zeit, sie zur Routine werden zu lassen, so dass es nach einer Weile automatisch läuft.
Überlege dir:
- Wie sehr belastet mich ineffektives Arbeiten. Was darf es mich kosten, um das zu besiegen?
Mein Tipp: Gönne dir SAM und lerne entspannt und strategisch Schritt für Schritt die effektivsten Strategien.
